Charges récupérables : comment les récupérer auprès du locataire

Charges récupérables, que comprennent-elles ?

Les charges locatives récupérables sont des dépenses initialement acquittées par le bailleur pour le compte du locataire et pour lesquelles le bailleur peut, en toute légitimité, réclamer au locataire le remboursement des paiements effectués.

Selon la loi, il existe 3 catégories de charges dites récupérables :

1. Les services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée. Parmi ces services on peut retenir : l’usage des éléments communs et privatifs (ascenseur, eau, chauffage collectif…)
2. Des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée. Dans cette catégorie il s’agira notamment des dépenses liées à l’entretien de l'ascenseur par exemple.
3. Des impositions correspondant à des services dont le locataire bénéficie directement. Rentrent dans cette catégorie les taxes de balayage et d’ordures ménagères.

Qu’il s’agisse d’une location vide ou meublée, la liste des charges récupérables est fixée, de manière exhaustive et figure en annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987.

Une charge ne figurant pas sur cette liste ne peut donc pas être « récupérée » auprès du locataire.

C’est pourquoi, par exemple, des charges locatives comme les frais de dératisation, les frais de télésurveillance, ou les frais liés au stockage et à l’enlèvement des encombrants… ne sont pas des charges récupérables, faute de figurer sur la liste du décret de 1987.

Charges locatives récupérables, régularisation des charges et provisions pour charges

C’est le bail qui, en règle générale, prévoit la façon dont sont réglées les charges.

Dans la majorité des cas, le locataire paie des provisions pour charges chaque mois en plus de son loyer au bailleur.

Une « provision » pour charge correspond à une fraction mensuelle du montant, probable et future, qui sera à la charge du locataire.

Plus concrètement, le montant des provisions pour charges est fixé, en fonction des résultats de régularisation annuelle précédents et, lorsqu’il s’agit d’une copropriété ou que le bailleur est une personne morale, en fonction du budget prévisionnel de l’immeuble.

Une fois par an, le bailleur est tenu de procéder à une régularisation.

La procédure est simple : un mois avant la régularisation, le bailleur envoie au locataire un décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, ce décompte doit préciser les modalités de répartition entre les locataires et, lorsque certaines charges sont assumées de manière collective (chauffage, eau chaude sanitaire…), le décompte doit en outre être accompagné d’une note d'information sur les modalités de calcul de ces charges .

Les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l’envoi du décompte de charges.

A défaut de communication de ces différents éléments, la demande de régularisation peut être rejetée pour défaut de justification.